Telefonisystem

Dashmir Osmani
  • Uppdaterad

SETTINGS GEAR.svgVem har åtkomst till telefonisystem?

  • Alla användare med behörigheten telefonisystem kan se och redigera inställningarna

Öppna telefonisystem

  • Klicka SETTINGS GEAR.svg välj din organisation och expandera listan PHONE 1.svg telefonisystem

Svarsgrupper

Om du har växelpaketet Unlimited kan du lägga till så många svarsgrupper du vill. Har du Light-paketet är två inkluderade men fler kan köpas till vid behov.

      1. Expandera listan
      2. Välj rätt antal
      3. Klicka köp
      4. Klicka ja

    Kostnaden kommer att adderas på er nästkommande faktura.

  • När du skapar en ny svarsgrupp kommer era default-inställningar appliceras, de går att redigera dem, se guide nedan.

    1. Klicka på ADD SQUARE.svg
    2. Namnge gruppen, t.ex. Customer Care
    3. Välj ett nummer till gruppen
    4. Välj ett fakturerings-ID (vanligtvis samma nummer som ovan)
    5. Välj visningsnummer för utringning till agenter
    6. Välj agenter till gruppen (går att lägga till fler i efterhand).
    7. Välj supervisors* (går att lägga till fler i efterhand)
    8. Klicka skapa



    * endast pro-användare kan vara supervisors i en svarsgrupp.
  • Dessa inställningar tillämpas när nya svarsgrupper skapas. Du kan redigera inställningarna för:
    • Väntande samtal
    • Schemaläggning & välkomstmeddelande
    • Samtalsdistribution 
    • Röstbrevlåda
    För att redigera inställningarna:
    1. Expandera inställningen du vill redigera 
    2. Gör dina ändringar
    3. Klicka på spara

Här hittar du mer information om svarsgruppsinställnigarna

Knappvalsmenyer (IVR)

Om du har växelpaketet Unlimited kan du lägga till så många IVR-menyer du vill. Har du Light-paketet är två inkluderade men fler kan köpas till vid behov.

    1. Expandera listan
    2. Välj rätt antal IVR
    3. Klicka på köp
    4. Klicka på ja

    Kostnaden kommer att adderas på er nästkommande faktura.

    1. Klicka på ADD SQUARE.svg
    2. Namnge IVRen, t.ex. Huvud-IVR företaget X
    3. Välj numret för att nå er IVR, alltså numret man ska ringa för att komma till den
    4. Välj fakturerings-ID, vanligtvis samma nummer som ovan
    5. Skapa röstmeddelanden via talsyntes (TTS) eller ljudfiler, t.ex. Välkommen till Företaget X, tryck 1 för.. tryck 2 för.. o.s.v.
    6. Sätt upp samtalsdistributionen, alltså vart inringaren ska komma när hen klickar 1, 2, 3 o.s.v.
    7. Ställ in öppettiderna
    8. Redigera de avancerade inställningarna (frivilligt)
    9. Klicka skapa
    1. Expandera IVR-menyn EXPAND RIGHT GRADIENT.svg du vill redigera
    2. Gör dina ändringar
    3. Klicka på spara

Här hittar du mer information om IVR

Samtalsstyrning

Default-inställningarna kommer applicerar på nya och oförändrade användare i organisationen. Ändringar kommer inte påverka användare som har ändrat sina egna inställningar.

  • Här kan du ställa in en default-röstbrevlåda för alla användare. Du kan välja mellan talsyntes (TTS) och ljudfil. En användare kan ändra sin röstbrevlåda till en mer personlig om det önskas.

    1. Välj TTS eller ljudfil (välj fil / skapa ny) i listan
    2. Klicka på spara
  • Härifrån kan du ställa in om användarna i organisationen ska ha transkription aktiv på deras privata röstbrevlådor.

    Notera att du med den här inställningen kan skriva över alla användares befintliga inställningar. Du kan även aktivera så att användare själva kan aktivera/avaktivera transkribering.

    1. Välj om transkribering ska vara aktiv eller inte genom att toggla av/på
    2. Om du togglar på kommer transkribering aktiveras på alla användare, även de som inte haft det aktivt sen tidigare (och vice versa)
    3. Välj om användarna ska kunna ändra inställningarna själva genom att toggla av/på
  • Här bestämmer du vad som ska hända med samtal som inte besvaras, konfigurera efter dina önskemål. 

  • Här kan du aktivera samtal väntar som default och bestämma vad som ska hända med samtal vid upptaget. 

  • Justera hanteringen av nekade samtal, välj mellan: gå till röstbrevlåda, spela upp röstmeddelande och lägg på, upptaget-ton eller vidarekoppla till nummer 

  • Ställ in vad som ska hända när det kommer samtal till nummer som du inte har tilldelat en användare, alltså nummer ni har liggandes inaktiva i organisationen. 

  • Ställ in vilken typ av nummer som ska sättas som en användares visningsnummer.

    Välj mellan mobil och fast. Om du väljer mobilnummer och inget finns på användaren väljer den automatiskt ett fastnäts-nummer istället.

    Har användaren båda två och har egna regler kommer hen skriva över denna standardinställning.

  • Ställ in vad som ska ske när ett samtal landar i den personliga knappvalsmenyn.

    När standardinställningarna är klara kan du välja om de enbart ska gälla för nya användare, ersätta inställningar för användare som inte har ändrat sin personliga knappvalsmeny, eller ersätta inställningarna för alla användare.

Ljudfiler

Här hittar du din organisations bibliotek för ljudfiler som är tillgängliga för användare till röstbrevlådor o.s.v.  

    1. Klicka på ADD SQUARE.svg
    2. Namnge filen
    3. Ge den en språktagg
    4. Välj spela in MIC.svgeller DOWNLOAD.svg välj fil från dina filer
    5. Klicka skapa
    1. Expandera EXPAND RIGHT GRADIENT.svg filen du vill editera
    2. Gör dina ändringar
    3. Klicka spara
    1. Expandera EXPAND RIGHT GRADIENT.svg filen du vill radera
    2. Klicka ta bort
    3. Klicka ta bort igen
  • En ljudfil kan endast tas bort när den inte används någonstans.

Visningsnummer

Ett visningsnummer möjliggör för en användare att ringa ut och visa ett icke-personligt nummer som visningsnummer, alltså numret som mottagaren av samtalet kommer se i sin telefon. 

    1. Klicka på ADD SQUARE.svg
    2. Välj ett nummer
    3. Välj om numret ska kunna användas vid utgående SMS (kräver behörighet)
    4. Välj vilka användare som ska kunna använda detta nummer som visningsnummer, du kan välja användare och eller team
    5. Klicka på spara
    1. Expandera numret EXPAND RIGHT GRADIENT.svg
    2. Välj användare och eller team
    3. Klicka på spara
  • Om visningsnumret är kopplat till en svarsgrupp kan du:
    1. Ge tillgång till alla agenter och eller supervisors (Toggla på ON.svg / av OFF.svg)
    2. Klicka på spara
  • När du tar bort ett visningsnummer tar du inte bort själva numret, du tar enbart bort rättigheten att visa det utåt.
    1. Expandera numret EXPAND RIGHT GRADIENT.svg
    2. Längst ner, klicka ta bort
    3. Klicka ja

    Om visningsnumret är kopplat till en svarsgrupp kan du inte ta bort det.

Samtalsinspelning

Lär dig mer om samtalsinspelning här

Samtalssökning (call log)

Lär dig mer om samtalsloggen här

Var denna artikel till hjälp?

0 av 0 tyckte detta var till hjälp

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

0 kommentarer

Artikeln är stängd för kommentarer.